Kontrola

1/ PODSTATA KONTROLY

• Jednoduchý kontrolní proces – zjišťuje odchylky plánu od realizace (kontrola, která se soustředí na špatnou docházku).
• Kontrola vřazená do řídících činností – controlling (hospodaření / stav majetku / dosahování záměrů apod.).

PODSTATA KONTROLY

Výsledky kontroly / podněty pro MAN:

• hodnocení výsledků (finanční situace / tržby, ...),
• hodnocení variant při ROZHODOVÁNÍ (výběr optimální),
• signalizace odchylek (vyšší náklady / zásoby bez pohybu, ...),
• znalost silných / slabých stránek podniku (strategická kontrola / změny v rozmístění zaměstnanců, ...),
• náměty na využití zkušeností úspěšných podniků (inovace),
• předcházení nedostatkům (metoda kontrolního seznamu / kalkulace rizika),
• obnovená pozornost neřešeným problémům z minulých kontrol (ekologie / pracovní prostředí / pořádek / odpad, ...).

PODSTATA KONTROLY

Funkce kontroly

Obecné funkce

• Poznávací informace / informační systémy / výběr.
• Ověřovací porovnávání zdrojů / zkušenost.
• Hodnotící předem (záměr) / v průběhu činnosti (etapy / operace) a po skončení (výsledky).
• Realizační uskutečnění záměru – výsledek (výrobek).

Specifické funkce

• Dohlížecí znalost / odpovědnost / dohled (zápisy / grafy).
• Povzbuzující stimulace – lepší výsledky / náměty / příklady.
• Brzdící nežádoucí činnost – nedbalost / krádeže.
• Výchovná odměny / tresty / srovnávání.

2/ TYPY KONTROLNÍCH PROCESŮ

TYPY KONTROLNÍCH PROCESŮ

Preventivní kontrola

• Zjišťování kvantitativních / kvalitativních odchylek firemních zdrojů (časové / finanční / personální / technicko-technologické, ...).
• Pracovníci aktivují intelektuální / fyzické schopnosti potřebné k vykonávání zadaných úkolů.
• Dispozice dostatečného množství techniky (stroje / HW / autobus, ...).
• Dostatečné množství finančních zdrojů (platby dodavatelům / mzdy / daně).

TYPY KONTROLNÍCH PROCESŮ

TYPY KONTROLNÍCH PROCESŮ

Preventivní kontrola

• Čím kvalitnější budou manažeři (podřízení), tím bude menší potřeba přímé kontroly.
• Výhody:
  • přesnější rozmezí osobní odpovědnosti manažerů,
  • dochází k podpoře kontroly pomocí sebekontroly,
  • odstraňuje z manažerů břímě přímé kontroly.

TYPY KONTROLNÍCH PROCESŮ

Průběžná kontrola

• Nositelem je provozní manažer, usměrňuje práci podřízených.
• Zaměřuje se na probíhající operace.
• Zjišťuje, zda se shodují se stanovenými cíli (fyzická inventura / pochůzky po pracovišti / snímky pracovního dne).
• Usměrňování musí být / mít:
  • přiměřené / srozumitelné,
  • vhodnou formu a v souladu s celkovými cíli.

TYPY KONTROLNÍCH PROCESŮ

Kontrola zpětnou vazbou

• Vychází z historických výsledků, které se stávají návodem pro budoucí akce (zprávy / výkazy / porady / počítačové sestavy).
• Finanční výkazy jsou používány k hodnocení dosavadního ekonomického vývoje.
• Možné použití i pro sledování situace na trhu.
• Jako východisko pro řadu důležitých ROZHODNUTÍ (rozbor ročních výsledků / zavádění nového produktu / jakost, ...).

TYPY KONTROLNÍCH PROCESŮ

Problematika kontroly

• Mezi kontrolními metodami / standardy / informacemi / korekčními opatřeními existují vztahy.
• Úkolem manažerů je integrovat tyto funkce do spojitého manažerského procesu v návaznosti na konkrétní metody.



Metoda	Standardy	Informace	Korekční opatření
Výběr pracovníků	Kvalifikační požadavky - znalosti / dovednosti / zkušenosti / vzdělání.	Výsledky kvalifikačních testů / reference / personální charakteristiky.	Přijmout/nepřijmout. Školení pracovníků.
Analýza finančních výkazů	Normativní / běžně dosahované hodnoty finančních ukazatelů.	Rozvaha / výsledovka.	Revize vstupních informací / revize usměrňování.
Nákladová analýza	Materiálové / mzdové / nákladové normativy.	Účetní systém.	Revize vstupních informací / revize usměrňování.

ČLENĚNÍ KONTROLNÍCH PROCESŮ

Podle úrovně řízení dělíme na:

• kontrolní procesy prováděné vrcholovým [MANAGEMENT],
• kontrolní procesy prováděné středním / nižším [MANAGEMENT].

Vrcholový manažer využívá více nepřímé kontroly, např. kontrolu finanční situace firmy prostřednictvím analýzy účetních výkazů.

ČLENĚNÍ KONTROLNÍCH PROCESŮ

Operativní kontrolní procesy (kontrolní procesy středních / nižších manažerů) se zaměřují na hospodaření s energetickými / informačními / lidskými zdroji v kratším časovém horizontu.

• Realizují je:
  • manažeři nižších úrovní,
  • odborní kontrolní pracovníci,
  • výkonní pracovníci odborných útvarů.

ČLENĚNÍ KONTROLNÍCH PROCESŮ

ČLENĚNÍ KONTROLNÍCH PROCESŮ

3/ FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU

Kontrolní proces dělíme na pět (5) sekvenčních fází:

1. zabezpečení informací (pochůzky po pracovišti),


2. ověřování správnosti získaných informací (kontrola výkazů práce),


3. hodnocení kontrolovaných procesů (analýza vytíženosti pracovníka),


4. závěry / návrhy [MANAGEMENTU] (propuštění pracovníka),


5. zpětná kontrola (namátková kontrola plnění opatření z bodu 4/).

FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU

1/ Zabezpečení informací pro kontrolu

• Vychází se z informačních zdrojů podniku (databáze podniku / přehledy), kde kontrolor získá údaje (o operativní evidenci zásob či výrobě / účetnictví / kalkulaci / statistice / rozpočetnictví).
• Získají se informace o kritériích, podle nichž se hodnotí (vycházejí z podnikových plánů / norem / kalkulací a rozpočtů / metodických pokynů / mezipodnikových srovnání).

2/ Ověřování správnosti získaných informací

• Musí se ověřit věcná správnost údajů (formální náležitosti dokumentů / úplnost údajů / početní správnost).
• Součástí je i fyzické ověření na místě.

FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU

3/ Hodnocení kontrolovaných procesů

• Posuzování záměrů / skutečností podle jednotlivých kritérií.
• Oceňování významu podle kvantity / kvality (závažné nedostatky).

4/ Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt

• Transformují se předchozí poznání / příčiny do návrhu dalšího postupu / opatření.
• Konkrétní opatření a jejich realizace (výměna pracovníka, sankce).

FÁZE KONTROLNÍHO PROCESU

5/ Zpětná kontrola

• Namátková kontrola vybraných případů za účelem prověření předcházejících výsledků.
• Navazující kontrola, která vyplývá ze závěrů předcházejících kontrol.

Při komplexní kontrolní činnosti podniku slouží celá řada druhů / forem kontrol, které se vzájemně doplňují.

4/ KRITICKÉ KONTROLNÍ BODY / STANDARDY / TECHNIKY

• U většiny operací není možné, aby manažer pozorováním zjistil, zda / jak je pracovní operace prováděna.
• Je to z důvodu:
  • složitosti a
  • proto, že manažer má na starosti mnoho různých věcí a nemůže celý první den strávit pozorováním toho, co dělají jednotlivci.
• Manažer musí zvolit "body", kterým bude věnovat speciální pozornost.

STANDARDY KRITICKÝCH KONTROLNÍCH BODŮ

Všechny cíle / taktiky / postupy / rozpočty mohou sloužit jako standardy.

V praxi se obvykle používají tyto standardy:

• fyzické (doba / materiálové požadavky sestavení jednoho kola),
• nákladové (jednotkové náklady související se stavbou kola),,
• kapitálové (finanční nároky sestavení)
• příjmové (dosažení definovaného objemu prodejů),
• programové (zajištění pravidelných inovačních kroků provozů),
• nekvantifikovatelné (výsledky prováděných inovací provozů),
• cíle (sestavení kola v určitém objemu v čase t),
• strategické plány pro strategickou kontrolu (dosažení předem definovaného postavení na trhu).

KONTROLNÍ TECHNIKY

• a/ rozpočty a b/ nerozpočtové kontrolní prostředky.
• Mezi nejdůležitější nerozpočtové kontrolní prostředky patří:

  • statistické údaje (vývoj nákladů / zmetkovosti / pracovní přehledy),
  • speciální zprávy / analýzy (zpráva o školení pracovníků),
  • audit (analýza prodejů / ziskovosti / marketingový audit),
  • osobní pozorování (pochůzky po pracovišti / záznamy).

NEGATIVNÍ JEVY V KONTROLE

Negativní jevy, snižující účinnost kontroly:

• Jednostrannost kontroly – černé / růžové "brýle" vše špatné nebo vše v pořádku.
• Nadměrná kontrola (perfekcionismus) – neúměrná pozornost maličkostem a opomíjení důležitých problémů (minuty na píchačkách v protikladu ke skutečným výsledkům práce).
• Kontrolní vakuum – zanedbání kontroly / hluchá místa / následky (úrazy / havárie / poškození životního prostředí) / trestné činy (podvody / zpronevěry / loupeže).

NEGATIVNÍ JEVY V KONTROLE

Negativní jevy, snižující účinnost kontroly:

• Formalismus – povrchní kontrola pouze vnějších náležitostí (úprava tiskopisů / podpisy / termíny na rozdíl od obsahu).
• Deformace kritické náročnosti – chybějící / nepřesná kritéria / nereálné úkoly / pravomoc / odpovědnost (nedostatky se považují za objektivní, ale kromě živelních pohrom mají nedostatky subjektivní charakter).

NEGATIVNÍ JEVY V KONTROLE

Jak čelit negativním jevům:

• Kvalitní informace – ověřování (podpisová oprávnění / úplnost údajů / početní správnost / inventarizace), zdokonalování informačních systémů.
• Zvyšování kvalifikace pracovníků / manažerů a jejich odpovědnosti.
• Systém KONTROLY jako účelná kombinace druhů a forem kontroly (využití auditu externí společností).
• Diferencovaná kontrola a diferencované odměňování.
• Těsná souvislost s dalšími manažerskými činnostmi - ROZHODOVÁNÍ / STIMULACE / ORGANIZACE.
• Zpřesňování kritérií / srovnávání jednotlivců / skupin a podniků.

5/ SOUHRNNÝ PŘÍKLAD / BEGY BIKES

Souhrnný příklad - Begy Bikes s.r.o.

Kontrola ve společnosti {BB} probíhá na základě obecně stanoveného postupu:

• stanovení cílů kontroly,
• stanovení kritérií / měřítek,
• porovnání zjištěných výsledků se stanovenými kritérii a vyhodnocení,
• stanovení závěru kontroly případně zajištění nápravy.

Kontrola je zaměřena především na kvalitu práce / finanční bilanci / spokojenost zákazníků.

6/ DLP

DLP

DLP