Manažerské funkce / osobnost manažera

1/ MANAŽERSKÉ FUNKCE

Typické činnosti / funkce manažera:

A/ manažer kvality vyhodnocování výsledků kvality / zjišťování příčin nekvality / zajišťování interních auditů,

B/ manažer logistiky organizace logistických procesů / komunikace se zákazníky,

C/ produktový manažer analýza potřeb zákazníků / návrhy na zvýšení prodejů,

D/ projektový manažer sestavení projektového týmu / definování dílčích cílů / určení odpovědností za plnění úkolů,

E/ finanční manažer sestavení ročních plánů / rozbor hospodářských výsledků / návrhy daňové optimalizace,

F/ výrobní manažer implementace strategie společnosti / rozvoj a hodnocení pracovníků apod.

MANAŽERSKÉ FUNKCE

Frekventované manažerské funkce:

• plánování – stanovení budoucích cílů / postupu, jak cílů dosáhnout,
• organizování – zabezpečení a/ zdrojů (hmotných / finančních / lidských / aj.) a popřípadě b/ podmínek pro uskutečňování plánovaných činností,
• výběr / rozmístění spolupracovníků - personální zajištění,
• vedení lidí – zadání úkolů / instrukcí podřízeným spolupracovníkům,
• kontrola – a/ ověřování souladu plánu / skutečností a b/ přijetí závěrů.

MANAŽERSKÉ FUNKCE

Pro výše popisovaných pět (5) funkcí je společné, že jimi prostupují tzv. průběžné manažerské funkce, tj.:

• analýza řešených problémů (analysis),
• rozhodování (decision making),
• realizace (resp. implementace) včetně koordinace (implementation, cooordination).

2/ SYSTÉMOVÝ PŘÍSTUP K MANAGEMENTU

Každá firma (podnik) existuje ve svém vnitřním prostředí (je součástí většího systému (odvětví), tzv. ekonomického systému. Firma a/ obdrží určité vstupy, b/ přemění je a c/ přesune výstupy do vnějšího prostředí.

Jakákoliv firma (podnik) musí být chápána jako otevřený systém, který zahrnuje vazby se svým vnějším prostředím.

Výkonní manažeři pravidelně sledují vnější prostředí. V jejich silách není možnost prostředí změnit, mohou pouze reagovat / přizpůsobit se.

SYSTÉMOVÝ PŘÍSTUP K MANAGEMENTU

Vstupy z VNĚJŠÍHO prostředí mohou zahrnovat a/ lidský prvek (jejich znalosti / dovednosti) a b/ kapitál.

3/ ROZHODUJÍCÍ FAKTORY ÚSPĚŠNÉ PRÁCE MANAŽERA

Kritické faktory úspěchu Critical Success Factors (CSF) se snaží a/ koncentrovat pozornost vedoucích pracovníků na ty stránky jejich práce, které pro ně mají zásadní význam a b/ výsledky využít pro celkové zlepšení činnosti firmy.

• Koncepce "7 S" konzultační firmy McKinsey,
• koncepce "kritických faktorů úspěchu" K. H. Chunga.

KONCEPCE „7 S“

Je uceleným rozborovým přístupem, založeným na stanovení / vzájemné podmíněnosti sedmi (7) významných faktorů:

• strategie (strategy),
• struktura (structure),
• spolupracovníci (staffs),
• systémy řízení (systems),
• sdílené hodnoty (shared values),
• styl manažerské práce (style),
• schopnosti (skills).

KONCEPCE „7 S“

Strategie – programové stanovisko vrcholového vedení firmy. Zachycuje vymezení / uspořádání soustavy cílů / postup k jejich dosažení.

Struktura – vymezení / funkční náplň / vazby dílčích částí organizačního systému (vztahy nadřízenosti, podřízenosti a spolupráce / kontrolní vazby / vazby sdílení informací atd).

KONCEPCE „7 S“

Spolupracovníci – lidé, kteří se rozhodovací / výkonnou činností podílejí na realizaci manažerských funkcí.

Systémy řízení – postupy / metody / techniky manažerské práce. Usnadňují zhodnocení znalostí / zkušeností / dovedností pro plnění jejich funkčního poslání v činnosti firmy.

Sdílené hodnoty – dávají základní orientaci pro sociální / hospodářské / kulturní poslání činnosti kolektivů firmy. Spoluvytvářejí motivační prostředí.

KONCEPCE „7 S“

Styl manažerské práce – typický způsob jednání TOP managementu při uplatňování manažerských funkcí.

Schopnosti – soubor znalostí / schopností / dovedností / návyků lidského prvku.

KONCEPCE "KRITICKÝCH FAKTORŮ ÚSPĚCHU"

Za "kritické faktory", které výrazně ovlivňují prosperitu firmy, se považují:

• strategie zdůrazňuje se a/ výrazná podnikatelská orientace, b/ obliba u zákazníků a c/ schopnost čelit konkurenci.
• lidské zdroje zahrnují správnou volbu / zajištění spolupracovníků (v kvalifikační / profesní struktuře). Takto vytvořený kolektiv je největším a dlouhodobě fungujícím kapitálem podniku.
• operační systém souhrn přístupů / metod / prostředků, které lidem pomáhají zabezpečovat transformaci podnikových zdrojů na efektivní výsledky podnikatelské činnosti (přeměna vstupů na účelné výstupy).

4/ OSOBNOST MANAŽERA

"Kvalifikovaný manažer – iniciátor prosperity podniku".

Úlohou manažera je přimět zaměstnance k dosažení vytyčených cílů. Ke splnění musí mít prvotně vlastnosti, které jsou vrozené / získané:

1. Potřeba řídit Lidé, kteří chtějí řídit ostatní a důvodu racionálního uspokojení, se stávají úspěšnými manažery.
2. Potřeba moci Dobrý manažer musí mít silný vliv na ostatní. Aplikuje se autorita / znalosti / zkušenosti / dovednosti.
3. Schopnost vcítit se (empatie) Cit / pochopení pro prvky vnímaného / vnějšího okolí (protihráči / zaměstnanci, ...)

OSOBNOST MANAŽERA

POSTAVENÍ MANAŽERA V ORGANIZACI

Obvykle se manažeři rozdělují do tří (3) úrovní:

• nejnižší – první stupeň, manažeři první linie, low:
  (Vedoucí dílen, kteří mají přímo pod sebou jednotlivé servisní techniky, přidělují práci / kontrolují výstupy. Postavením jsou o stupínek nad zaměstnanci.)
• střední – druhý stupeň, manažeři druhé linie, middle:
  Velmi početná / rozmanitá skupina řídících pracovníků. Největší podíl spočívá v poskytování / získávání informací. (40 % jejich pracovního času – přidělování práce / zjišťování stavu objednávek, ...)
• vrcholová (nejvyšší stupeň, top [MANAGEMENT]):
  Usměrňují / koordinují všechny činnosti, vytvářejí hospodářskou / obchodní politiku firmy. (Volba hlavních značek jízdních kol na novou sezónu, zvýšení působnosti na trhu s běžeckým vybavením.)

DOVEDNOSTI / CHARAKTER MANAŽERSKÉ PRÁCE

Dovednosti:

• koncepční: schopnost koordinovat / integrovat všechny zájmy / aktivity podniku. Jde o schopnost vidět podnik jako celek. (Vnímání cyklistiky jako hlavní přednosti společnosti {BB} jako klíče k uspokojení zákazníka.)
• lidské: schopnost pracovat / pochopit / motivovat ostatní spolupracovníky (jednotlivce / skupiny). (Empatie vůči spolupracovníkům a otevřené řešení jejich problémů.)
• technické: schopnosti používat postupy / techniky / znalosti specializovaných útvarů. (Každoroční školení o nových trendech v cyklistickém sportu.)

DOVEDNOSTI / CHARAKTER MANAŽERSKÉ PRÁCE

Každý manažer využívá dovednosti. Jejich podíl je rozdílný podle jednotlivých manažerských úrovní.

MANAŽERSKÉ STYLY ŘÍZENÍ

• Diktátor autokrat – vyžaduje přesné plnění úkolů, prosazuje důslednou / aktivní kontrolu, upevňuje kázeň, potlačuje samostatnost / iniciativu, eliminuje jiný názor / návrh.
• Demokrat participativní styl, delegování pravomoci / komunikuje – vysvětluje / projednává / důvěřuje / uznává jiný názor / je zdvořilý / přívětivý / taktní / ohleduplný.
• Liberál konzultativní styl – vychází z rovnoprávnosti / samostatnosti spolupracovníků / podněcuje náměty / rady / motivuje iniciativu.

MANAŽERSKÉ STYLY ŘÍZENÍ

Profil manažera charakterizují jeho funkce (působnost / nároky):

• strategická tvůrčí fantazie / rozvoj podniku (sledování nejmodernějších trendů v oblasti elektrokol);
• regulační usměrnění činnosti / korekce nežádoucích odchylek;
• odborná jednání s lidmi / organizační předpoklady / pružnost (nalezení alternativního dopravce);
• konzultační rady spolupracovníkům;
• komunikační získávání / předávání informací / neustálý kontakt / využívání duševního potenciálu zaměstnanců;
• reprezentační image podniku / zjev / vystupování / projev (jednotný firemní dress code);
• výchovná zdvořilost / takt / tolerance / umění vytknout chybu / spravedlnost / trpělivost / osobní příklad (chování se dle zásad Dale Carnegie nebo Roberta Kiyosakiho);

MANAŽERSKÉ STYLY ŘÍZENÍ

Zásadní přístupy

• Rozlišovat podstatné / nepodstatné – smysl pro priority.
• Hospodařit s časem, snižovat časové ztráty – timemanagement.
• Pozornost lidem i v osobních problémech, delegovat rutinní problémy / úkoly.
• Nepřeceňovat své zásluhy.
• Nepodceňovat spolupracovníky.

Úroveň sebekontroly u manažera prokazuje vyspělost osobnosti.
Sebekontrola pramení z pocitu odpovědnosti vůči sobě i okolí (vnitřní / vnější).

HOSPODAŘENÍ S ČASEM MANAŽERA – TIMEMANAGEMENT

P. Drucker: "Kdo neumí řídit svůj čas, neumí řídit vůbec nic."

Paretova formule:
80 % času vynakládáme na úkoly, které přinášejí pouze 20 % výsledků,
20 % času vynakládáme na úkoly, které však přinášejí 80 % výsledků.

ZÁSADY PRÁCE MANAŽERA

• Plán vlastní práce – přehled hlavních cílů / úkolů / termínů.
• Rozdělení úkolů podle důležitosti – priority
• Podíl koncepční / operativní práce (tvůrčí / rutinní). U CZ top manažerů 20 – 25 % času, svět 40 – 50 %.
• Práce s "time" aplikacemi (diář, ToDo listy, ...) – rámcové úkoly, pořadí dle důležitosti, 1/2 hodina věnovaná plánu úkolů přináší úsporu 2 – 3 hodin.
• Stanovení minimálního programu – denní úkoly, které musíme bezpodmínečně splnit.
• Umění odpočívat - "příliš pracující manažer vytlačuje myslícího manažera"

ORGANIZACE ČASU MANAŽERA

Přehled o účelném využití času poskytuje rozbor snímků pracovního dne – alespoň 1 × ročně zaznamenávat / analyzovat činnosti dva (2) týdny.

Analýza "zlodějů času" (příčiny časové tísně):

• mnoho drobných úkolů (operativa), najednou
• dlouhé porady / jednání / schůzky
• hovory / nepřiměřená četnost / délka
• mnoho návštěvníků (neohlášení)
• chybějící / opožděné informace
• nedostatky v delegování pravomoci / odpovědnosti
• pomalé čtení slovo od slova namísto smyslu celé věty / strany

ZÁSADY VEDENÍ PORAD

• výběr pouze zainteresovaných účastníků – ani mnoho, ani málo
• přesným začátkem zvyšujeme ukázněnost, dáváme najevo zdvořilost
• mnohomluvné účastníky omezíme limitem (3 minuty)
• optimální trvání 1 – 2 hodiny (únava / rozptýlení pozornosti), jinak přestávky

Závěr výsledky / úkoly / včasný zápis (ihned nebo do 2 dnů)

ORGANIZACE ČASU MANAŽERA

Celkově

• přestávky v práci se doporučují aspoň 5 minut v hodině
• uvažujme každý den s časovou rezervou asi 10 %
• vyjadřujte se stručně / výstižně / názorně slovem / písmem
• informační filtr zajišťuje asistentka tříděním pošty / telefonů / návštěv
• vytváříme souvislé bloky, 2 – 3 hodinové, pro náročné úkoly

MANAŽERSKÉ DOVEDNOSTI

USPOŘÁDÁNÍ PRACOVNÍHO STOLU

Dobře uklizený pracovní stůl zvyšuje efektivitu práce. Naopak chaos vyvolává pocit stresu.

Správné uspořádání pracovního stolu:

1. Počítač nastavte přímo proti sobě do vzdálenosti 50 – 70 cm. Měl by být v úrovni očí, využijte speciální stojany.
2. Předměty nejčastější potřeby (telefon / tužky / diář, ...) mějte seřazeny na své dominantní straně.
3. Předměty denní potřeby mají své místo na stole, ostatní ukliďte do šuplíku / skříňky

Reflex: Jak uspořádat pracovní stůl [online]. c2019:  www.reflex.cz

• Pracovní stůl #1
• Pracovní stůl #2
• Pracovní stůl #3

5/ SOUHRNNÝ PŘÍKLAD / BEGY BIKES

Souhrnný příklad - Begy Bikes s.r.o.

Majitel společnosti {BB} řešil nepříjemné situace s podřízenými, kteří zastávají manažerské pozice.

Zjistil, že vedoucí pobočky v Hradci Králové a jeho tým nepodává výkony jako ostatní pobočky {BB}. Problém analyzoval a zjistil, že manažer tráví se svými podřízenými méně času.

Při důvěrném rozhovoru zjistil, že vedoucí končí v práci dříve, protože chce trávit více času s rodinou.

Majitel celou situaci promyslel a klidným / věcným tónem mu vyjádřil pochopení.

6/ DLP

DLP

DLP